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Test: Ein Monat Buchhaltung mit GnuCash für Linux

Für Selbständige, die derzeit überlegen auf Linux umzusteigen, stellt sich letzten Endes auch die Frage, mit welcher Software sie ihre Buchhaltung durchführen möchten. Eine mögliche Lösung bietet die Open-Source-Software GNU Cash, die nicht nur kostenfrei verfügbar ist, sondern zudem von einer aktiven internationalen Community getragen wird, welche die Anwendung kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert.

Für meinen Test habe ich einen Monat lang parallel mit GnuCash gearbeitet. Als gelernter Steuerfachwirt lag mein Fokus dabei auf die Nutzerfreundlichkeit und Anwendbarkeit in der Praxis.

Installation

Die Installation erfolgt schnell und unkompliziert über die Anwendungsverwaltung, vergleichbar mit der Installation einer App über den Playstore auf Android-Smartphones. Da das Programm viele einzelne Tabellendokumente erstellt, empfiehlt es sich einen separaten Ordner mit Unterordnern für die einzelnen Jahre anzulegen. Für digitale Belege empfiehlt es sich zudem einen weiteren Ordner anzulegen. Und für alle, die noch kein Linux haben, gibt es auch eine Windows-Variante.

Anwenderkreis

Das Programm bildet sowohl Bilanzbuchhaltung als auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ab. Die Standardkontenrahmen sind jedoch nur in vereinfachter Ausführung enthalten. Wer mehr Konten braucht kann diese manuell hinzuzufügen. Darüber hinaus gibt es branchenspezifische Kontenrahmen, z.B. für Hausverwaltungen.

Nutzeroberfläche

Die Nutzeroberfläche ist simpel und überschaubar gestaltet, sodass erfahrene Buchhalter*innen sich intuitiv zurechtfinden können. Der Arbeitsprozess gestaltet sich dabei so, dass die Menü-Leiste von Links nach Rechts abgearbeitet werden kann. Die Auswertungen sind recht simpel und zweckmäßig.

Bedienbarkeit

Der Einstieg ist dank eines Hilfedokuments möglich und auch eine WIKI ist Vorhanden. Ungewöhnlich fand ich die Bildung der Buchungssätze, da diese in der Logik „Herkunftskonto… buchen an…“ (Haben-an-Soll) erfasst werden. Als erfahrener Buchhalter hatte ich große Schwierigkeiten beim Buchen über den Buchungssatz.

Alternativ kann aber auch über die Kontenansicht gebucht werden: Die Buchungen werden direkt ins Kontoblatt eingetragen und man legt nur fest, welches Gegenkonto gebucht werden soll und ob der Betrag im Soll oder Haben steht. Das sollte für erfahrene Buchhalter*innen kein Problem sein; persönlich finde ich das sogar eine gelungene Alternative zur klassischen Buchungszeile.

Vorerfahrung

Sie sollten Kenntnisse in der Buchhaltung haben. Besonders knifflig wird es bei der Umsatzsteuer, da alle Umsatzarten, Steuersätze und Kontenverknüpfungen selber angelegt werden müssen. Neulingen ist daher dringend geraten, sich Hilfe zu holen, da sonst die Gefahr besteht, dass Umsatzsteuern nicht korrekt ermittelt werden. Für den Elster-Export sollten Sie wissen, wie das Formular ausgefüllt wird, damit Sie die Kennziffern richtig zuordnen können.

Budget-Funktion

Anhand der bereits erstellten Buchungen kann ein Budget für die Folgemonate erstellt werden. Es können auch Werte einzeln angepasst oder fortgeschrieben werden. Ein Soll-Ist-Vergleich hilft Ihnen dabei, die Entwicklung der Kosten zu überwachen und rechtzeitig gegenzusteuern.

GoBD und Finanzverwaltung

Es ist möglich, Buchungen festzuschreiben und die Option sollte auch verwendet werden. Die Entwickler empfehlen die Akzeptanz der Software vorab mit dem Finanzamt zu klären, was ich für wenig praktikabel halte. Eventuell ist eine separate Software nötig, um die Grundaufzeichnungen revisionssicher zu speichern.

Und da kommen wir auch zum größten Schwachpunkt des Programms: Die Schnittstellen. Ein Export nach ELSTER soll über ein separates und kostenpflichtiges Programm möglich sein, wurde aber nicht von mir getestet. Es fehlt auch ein Export für die Finanzverwaltung (GDPdU), was ein Risiko bei einer Betriebsprüfung darstellt. Ein möglicher Umweg besteht über den Export in eine Drittsoftware, z.B des Steuerberaters, die hierfür nötige Exportfunktion soll über ein separates Tool erhältlich sein, welches sich zum Zeitpunkt der Recherche noch im Aufbau befand.

Alternativ bleibt nur das Abtippen der Kennzahlen, was bei kleinen Unternehmen durchaus eine Option wäre.

Fazit

Grundsätzlich ist das Programm eine interessante Alternative, die man im Blick behalten sollte. Gerade die fehlenden Schnittstellen machen die Anwendung in meinen Augen leider sehr zeitaufwendig, insbesondere wenn häufig Daten übermittelt werden müssen, z.B. bei monatlichen Voranmeldungen. Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung wäre das Programm durchaus eine praktikable Alternative.

Die einzelnen Punkte:

➕ positiv

  • PDF-Dateien können verknüpft werden
  • Auftragsverwaltung inkl. Verknüpfung mit Rechnung vorhanden
  • Rechnung erstellen (e-Rechnung bisher nur über separate Software möglich)
  • Festschreiben der Buchungssätze möglich

➖ negativ

  • Die Buchungslogik ist gewöhnungsbedürftig
  • Umsatzsteuer-Fachwissen erforderlich, Zuordnung muss einmalig manuell erfolgen
  • Daten-Austausch mit Finanzverwaltung z.T. noch in der Entwicklung

🆗 vorhandene Features

  • einfache Standartkontenrahmen
  • Bei Kunden (Debitoren) kann ein Kreditrahmen hinterlegt werden
  • Schnittstelle für Online-Banking (HBCI) vorhanden, aber nicht getestet
  • Einfacher Darlehensrechner

Zur Anbieter-Seite: www.gnucash.org

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    • Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
    • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
    • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
    • Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
    • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
    • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
    • Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

    6.2 WIDERSPRUCHSRECHT

    WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.

    MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

    WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VON UNS VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN. SIE KÖNNEN DEN WIDERSPRUCH WIE OBEN BESCHRIEBEN AUSÜBEN.

    MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN ZU DIREKTWERBEZWECKEN.

    7) Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

    Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – zusätzlich anhand der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

    Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die betroffenen Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

    Existieren gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten, die im Rahmen rechtsgeschäftlicher bzw. rechtsgeschäftsähnlicher Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet werden, werden diese Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

    Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausüben, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

    Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden diese Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO ausüben.

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